Bien choisir le lieu en fonction de son événement professionnel

Bien choisir le lieu en fonction de son événement professionnel

La réussite d’un séminaire d’entreprise ou d’un séjour team building dépend de l’organisation, de la programmation, des activités et bien évidemment du lieu de l’événement professionnel. Le choix d’un lieu approprié doit avant tout tenir compte de l’objectif de l’événement pour l’entreprise et pour les collaborateurs.

Un séminaire professionnel : quel objectif ?

De la formation à un nouvel outil à la publication d’un plan stratégique, du lancement produit à l’accueil des nouveaux collaborateurs, les thèmes des événements professionnels sont divers et variés. Or, chaque message à faire passer a besoin d’un décor, d’un paysage et d’un cadre adapté.

En règle générale, l’événement professionnel sert à insuffler un dynamisme au sein des équipes, à jouer sur une saine émulation ou encore à retrouver de la cohésion entre les cadres de la société. A ce titre, le lieu et la localisation géographique du séminaire doivent incarner l’objet du séminaire, incluant la qualité des offres locatives et des activités à organiser.

Définir la région d’accueil

Séminaire à la mer, à la campagne ou à la montagne ? Séminaire en France ou en Europe ? Séminaire à Paris ou en province ? La destination doit dès le départ véhiculer le message prévu. En déterminant un site mémorable, c’est aussi le discours tenu qui, par association d’idée, sera emmagasiné et retenu.

Evidemment, toutes les entreprises ne disposent pas du même budget, ce qui réduit les possibilités. Pensez aussi aux contraintes logistiques liées aux transports et aux temps de trajet. Le nombre de participants conditionne aussi vos recherches.

N’oubliez pas non plus la saisonnalité. Si l’événement est programmé au printemps ou en été, les prix des locations sont plus chers. Mais attention, pour certaines destinations, partir hors saison peut avoir des conséquences sur les activités en extérieur ouvertes ou fermées.

Sélectionner le lieu d’hébergement

Le lieu d’accueil doit évidemment être assez grand pour héberger le nombre de participants. Ensuite, il faut tenir compte des services proposés et du standing de l’établissement. Évoquez aussi les équipements et le matériel nécessaires pour réussir vos ateliers sur place. N’hésitez pas d’ailleurs à communiquer aux établissements sélectionnés un cahier des charges, reprenant vos desiderata.

Une salle de réunion doit disposer de suffisamment de tables et de chaises et doit pouvoir être facilement aménagée grâce à une bonne modularité des espaces. Elle doit être dotée de projecteurs, de paperboard, de dispositifs de visioconférences, etc. Il est cependant possible que le lieu du séminaire soit différent de celui de l’hébergement. Mettez alors à profit les temps de trajet pour découvrir les atouts et les charmes de la région.

Le team building est particulièrement accroc aux activités notamment ludiques. Celles-ci ont l’avantage de mettre en valeur des notions qui parlent à l’entreprise comme le défi, la combativité, l’imagination ou l’altruisme. Les activités peuvent êtres sportives (pêche en mer, rafting, courses d’orientation, etc.) ou culturelles (dégustations œnologiques, cours culinaires, rallye urbain avec GPS, etc.).

Si vous recherchez un lieu pour organiser votre prochain événement professionnel, sollicitez une entreprise spécialisée sur la question.

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