Faut-il prévoir un repas lors d’un événement professionnel ?

Faut-il prévoir un repas lors d’un événement professionnel ?

Le repas est un moment à ne pas négliger lors d’un événement professionnel. Il peut aussi bien réunir vos collaborateurs, mais également des clients, des fournisseurs et des partenaires. Afin de les contenter et de marquer leurs esprits, plusieurs possibilités sont envisageables, allant de l’apéritif dînatoire convivial et chaleureux jusqu’aux cocktails plus raffinés, en passant par le traditionnel repas de groupe.

Déterminer le type de réception

Comme dit précédemment, un repas lors d’un événement pro peut très bien être pris debout ou assis. Ce choix est souvent motivé en fonction du nombre de participants et du lien qui existe entre les convives. Le cocktail dînatoire est par exemple plus informel, contrairement au dîner assis qui apparaît sans conteste plus officiel.

Le cocktail est recommandé pour des teams réunissant 50 à 70 personnes. La disposition debout favorise spontanément les déplacements et le butinage social, boostant ainsi les contacts et les échanges. Si les participants se connaissent bien, le cocktail soutient le dynamisme du rythme entretenu dans la journée.

En revanche, pour des événements pros associant moins de 50 participants, il est conseillé de programmer un dîner assis. Les échanges y sont plus posés, et la formule plus en adéquation lorsque l’entreprise invite ses clients ou ses fournisseurs. Il faut toutefois se creuser la tête pour élaborer le plan de table. Enfin, n’oubliez pas que le repas est plus consistant.

Définir le lieu approprié

Le lieu de réception doit être pensé pour faciliter la vie des convives. Essayez dès lors de limiter les temps de trajets entre lieu de séminaire et lieu de repas sous peine de faire perdre à votre événement un peu de sa magie. En revanche, il est possible de contrebalancer un temps de trajet au départ jugé long avec un lieu d’exception qui fera oublier à tout le monde la demi-heure de route imposée ! De même, si vous invitez des personnes extérieures à l’entreprise, il est possible d’organiser le repas dans vos locaux. Par contre, si les convives sont vos collaborateurs, optez pour un lieu à l’extérieur.

Hôtel, restaurant ou salle de réception, veillez à organiser le repas dans un endroit séparé du reste des clients de l’établissement. Réservez un salon privé avec une capacité d’accueil en concordance avec le nombre de personnes conviées. Il ne faut pas que le salon soit trop spacieux afin d’instaurer une ambiance chaleureuse ni trop étroit évidemment !

Enfin, intégrez bien le fait que c’est l’image de votre entreprise qui est projetée et associée à ce repas. Ce lieu peut avoir une histoire ou un style décoratif singulier. Ne commettez pas de faute de goût. Enfin, mettez le paquet sur le confort : parking, transport en commun à proximité, vestiaire, sonorisation, etc.

Et le repas dans tout ça ?

Choisissez systématiquement un menu qui fera l’unanimité afin de ne pas mettre mal à l’aise certains convives. Dans le cadre d’un cocktail dînatoire, dénichez un traiteur de qualité en l’invitant sur place pour qu’il présente directement son service, la qualité des plats proposés, etc. Prévoyez toujours des pièces par personne supplémentaires sans grever votre budget.

Dans un restaurant, le menu unique est de rigueur, ou éventuellement transmettez le choix des invités au restaurateur en amont de la date fatidique. Quant aux mets : sélectionnez ceux qui sont en général appréciés par la plupart d’entre nous !

Bon à savoir : prévoyez enfin d’insérer au cours de la soirée un événement dans l’événement, histoire de surprendre encore et toujours vos convives !

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